Data dan Manajemen Pengetahuan

A. Mengolah Data

Data adalah fakta-fakta mentah atau deskripsi-deskripsi dasar dari hal, event, aktivitas, dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan, diklasifikasikan, tetapi tidak diorganisasikan untuk tujuan spesifik tertentu. Contohnya: saldo bank, atau jumlah jam pekerja yang bekerja dalam periode pembayaran, laporan penjualan, gambaran tentang persediaan, nilai test, foto-foto, dan sebagainya.

Data dapat bersifat numeris (data angka), seperti: laporan persediaan, nama dan alat pelanggan, nilai test. Atau dapat juga bersifat non numeris, seperti: nama, alamat, pelanggan, gambar, dan lain-lain. IT sangat memerlukan data, maka data harus berkualitas tinggi yang berarti bahwa data harus akurat, lengkap, tepat waktu, konsisten, dapat diakses, relevan, dan ringkas.

Mengolah data adalah memanipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Mengolah data ini tidak hanya berupa perhitungan numeris, namun juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Secara umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual.

Jenis-Jenis Data

1. Data kualitatif, berhubungan dengan kategorisasi, karakteristik berwujud pertanyaan atau berupa kata-kata. Data ini biasanya didapat dari wawancara yang bersifat subyektif, sebab datanya ditafsirkan oleh orang yang berbeda. Data kualitatif dapat diangkakan dalam bentuk ordinal atau rangking.
2. Data kuantitatif, berwujud angka-angka dan diperoleh dari pengukuran langsung maupun dari angka-angka yang diperoleh dengan mengubah data kualitatif menjadi data kuantitatif. Data ini bersifat objektif dan bisa ditafsirkan semua orang.

Siklus Pengolahan Data

• 

1. Input

Pada langkah ini, data awal atau data input disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut bergantung pada pengolahan mesin.

2. Proses

Pada langkah ini, data input diubah dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.

3. Output

Pada langkah ini, hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output bergantung pada penggunaan data tersebut untuk pengolahan selanjutnya.

Contoh: Pada suatu semester seorang dosen memberikan 3 macam nilai (tugas, UTS, UAS). Di akhir semester, nilai-nilai tersebut harus diproses dan laporan akhir untuk mata kuliah yang diambil dosen tersebut disampaikan ke BAAK. Yang menjadi data input dalam hal ini yaitu nim, nama mahasiswa, dan ke-3 nilainya. Input ini biasanya dicatat dalam buku dosen tersebut dengan urut nim. Dosen tersebut kemudian mengolah data input dengan menentukan nilai akhir melalui perhitungan 20% x nilai tugas + 30% x nilai UTS + 50% x nilai UAS. Nilai akhir hasil pengolahan ini selanjutnya merupakan nilai mahasiswa dari mata kuliah yang diikutinya disampaikan ke BAAK dalam bentuk daftar yang terdiri dari nim, nama mahasiswa, dan nilai akhir yang disusun urut nim.

B. Pendekatan Basis Data

Basis data (database) adalah representasi gabungan dari berbagai fakta yang saling bersangkutan dan bisa di simpan secara bersamaan sedemikian rupa tanpa melakukan pengulangan (redudansi) yang tidak penting, supaya dapat memenuhi berbagai kebutuhan.

Tujuan Database

• Salah satu elemen yang terpenting dalam sebuah system informasi yaitu yang merupakan dasar di dalam mendapatkan sebuah informasi
• Bisa menentukan kualitas informasi: tidak berlebihan, tepat waktu dan relevan. Informasi dapat di katakan bernilai bila kegunaannya lebih mudah di bandingkan dengan biaya mendapatkannya
• Dapat mengurangi duplikasi data (data redundancy)
• Dapat meningkatkan hubungan sebuah data (data relatability)
• Dapat mengurangi pemborosan tempat simpanan luar

Keutamaan dan Kelemahan Database

Keutamaan database:

• Dapat mengurangi kerangkapan data
• Bisa mencapai independensi data
• Mengintegrasi data dari beberapa file
• Dapat mengambil sebuah informasi dengan cepat dan tepat
• Dapat meningkatkan keamanan data

Kelemahan database:

• Perangkat lunak yang sangat mahal
• Konfigurasi perangkat keras yang besar
• Bisa menjaga staff Database Administrator

Struktur Database

Secara fisik data dalam bentuk gabungan dari beberapa bit dan di rekam secara basis track yang ada di dalam sebuah media penyimpanan eksternal, agar memberikan kemudahan untuk mengakses data, data yang di susun di dalam sebuah struktur logis yang dapat menjelaskan bahwa:

• Beberapa gabungan table yang dapat menyusun sebuah data
• Table yang tersusun berbagai jumlah recordnya
• Sebuah record yang terdapat sejumlah field, serta
• Sebuah field di simpan di dalam bentuk gabungan beberapa bit

Penjelasan dari istilah-istilah di atas:

• Field (medan) yang dapat menyatakan data yang sangat kecil yang mempunyai makna. Makna lain untuk field adalah konsep data, kolom item, serta perlengkapan. Misalnya, jumlah barang yang akan kamu beli, dan juga bulan lahir seseorang.
• Record (rekaman), dapat menyatakan berbagai gabungan dari jumlah konsep data yang berkaitan. Misalnya, nama, bulan lahir, nama orangtua, agama, tempat lahir, serta seseorang yang mengurutkan. Artinya biasanya dapat menyatakan record adalah tupel serta baris.
• Table yang menghimpun berbagai jumlah record, misalnya daftar belanja dari semua pengunjung pada sebuah table.
• Basis data (database) yang merupakan suatu kelompok yang di dalamnya ada sekumpulan data yang saling berhubungan agar memudahkan kegiatan tersebut untuk mendapatkan sebuah informasi. Misalnya basis data akademis yang terdapat di dalamnya table yang saling berkaitan pada data mahasiswa, mata pelajaran, nilai, jurusan, jam kuliah.

C. Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data atau DBMS (Database Management System) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pembuat memakai, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda.

DBMS menyediakan para user, akses ke seluruh data yang ada dalam suatu organisasi dan dapat meminimalisasi permasalahan berikut:

1. Data redudancy: data yang sama disimpan di berbagai macam lokasi.
2. Data isolation: suatu aplikasi tidak dapat mengakses data yang terisolasi dengan aplikasi lainnya.
3. Data inconsistency: berbagai variasi data yang tidak konsisten.

Selain itu, sistem manajemen basis data juga memaksimalkan beberapa kelebihan, diantaranya:

1. Data security: karena data disimpan dalam satu tempat di dalam database, maka memiliki potensial untuk kehilangan banyak data.
2. Data integrity: data sesuai dengan standar yang diinginkan, contohnya tidak adanya karakter alfabet dalam field nomor KTP.
3. Data independence: aplikasi dan data tidak terhubung satu sama lain, sehingga aplikasi-aplikasi yang ada dapat mengakses data yang sama.
4. Data sharing: data dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna karena manajemen data dilaksanakan oleh DBMS.
5. Data recovery: DBMS menyediakan fasilitas untuk memulihkan kembali file-file data ke keadaan semula sebelum terjadinya kesalahan (error) atau gangguan baik kesalahan perangkat keras maupun kegagalan perangkat lunak.

D. Data Warehouse dan Data Mart

Data warehouse adalah suatu gudang data yang di dalamnya terdapat data-data historis (sejarah) yang didapat dari berbagai sumber untuk dapat mengambil suatu keputusan.

Sedangkan, Data mart adalah bagian dari data warehouse tersebut dan berada pada level departemen pada suatu organisasi. Data mart menangani sebuah proses bisnis, misalkan pada penjualan, maka hanya pada proses penjualan itu saja yang akan ditangani pada data mart.

Perbedaan Data Warehouse & Data Mart

	Data Warehouse	Data Mart
Lingkungan (Scope)	Perusahaan/Enterprise	Departemen
Subjek (Subjects)	Multiple	Single
Sumber Data (Data Sources)	Banyak	Sedikit
Ukuran Data	100 GB to > 1 TB	<100 GB
Waktu Implementasi	Berbulan-bulan bahkan sampai bertahun-tahun	Beberapa bulan

E. Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan adalah teknik membangun suatu lingkungan pembelajaran (learning environment), sehingga orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi yang ada, serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan baru yang didapat. Yang termasuk dalam proses manajemen pengetahuan, antara lain: pembelajaran (individu, organisasi, kolaborasi), dan berbagi pengetahuan.

Menurut Eddy Nurmanto, Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu, perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manusia yang ada. Agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.

Dalam konteks teknologi informasi, pengetahuan berbeda dengan data dan informasi. Karena pengetahuan berisi informasi yang kontekstual, relevan, dan berguna. Sederhananya, pengetahuan adalah informasi di dalam perbuatan atau kegiatan.

Tipe Proyek Manajemen PengetahuanMenciptakan simpanan pengetahuan

1. Menciptakan simpana pengetahuan

Penekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan untuk memperlakukan pengetahuan sebagai suatu entitas yang terpisah dari orang-orang yang menciptakan dan menggunakannya. Maka yang dilakukan adalah membuat dokumen yang berisi pengetahuan yang telah direkam dan menyimpannya di suatu simpanan di mana dia bisa dengan mudah diakses.Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan transfer atasnya

2. Meningkatkan akses terhadap pengetahuan dan transfer atasnya

Menekankan pada aktivitas penyediaan akses ke pengetahuan atau memfasilitasi transfer pengetahuan antar individu. Dalam hal ini, kesulitannya biasanya terletak pada bagaimana menemukan orang dengan pengetahuan yang dibutuhkan dan lalu secara efektif mentransfernya ke orang lainnya. Hal ini juga akan tergantung pada peningkatan kapabilitas teknologi organisasi bersangkutan. Aktivitas dari proyek ini biasanya berbasis komunal, semisal berbentuk: komunitas online atau komunitas tatap muka, workshop, seminar, sistem konferensi video desktop, scan dokumen dan perangkat berbagi lainnya.

3. Menyuburkan lingkungan pengetahuan

Proyek ini terkait aktivitas membangun lingkungan berkontribusi untuk penciptaan, penyebaran, dan penggunaan pengetahuan yang lebih efektif. Aktivitas yang tercakup di sini semisal pembentukan kesadaran dan pembudayaan perhatian terkait pentingnya berbagi pengetahuan. Termasuk juga di dalamnya adalah bagaimana mengubah perilaku dan memberikan insentif untuk berbagi pengetahuan.

4. Mengelola pengetahuan sebagai suatu aset

Fokusnya di sini adalah pada memperlakukan pengetahuan sebagaimana aset lain di neraca keuangan. Namun sifat pengetahuan yang tidak secara konkret berwujud memang membuatnya sangat susah untuk ditransformasi dan diestimasi dalam konteks finansial.

Aliran Pengetahuan dan Interakinya
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku manajemen pengetahuan cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (Knowledge flow).

1. Penciptaan pengetahuan (creation)
   Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.
2. Penyimpanan pengetahuan (retention)
   Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.
3. Pemindahan pengetahuan (transfer)
   Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.
4. Penggunaan pengetahuan (utilization)
   Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

Menciptakan Pengetahuan

Sejumlah kegiatan yang dapat organisasi lakukan untuk menciptakan pengetahuan:
1. Publikasi
Penciptaan pengetahuan ini terjadi ketika seseorang mengambil sebuah pengetahuan yang ada meningkatkan pengetahuan tacit, dan menciptakan sesuatu yang baru yang bisa dijerat seluruh organisasi.

2. Action Learning
Melibatkan bekerja pada masalah nyata, berfokus pada pelajaran dan benar-benar melaksanakan solusi. Untuk belajar tindakan adalah: belajar = instruksi yang diprogramkan (pengetahuan yang sedang digunakan) + bertanya (ide-ide segar yang belum diketahui). Belajar tindakan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan dari individu atau kelompok, dan pekerja terampil, serta mempertanyakan hasil kreatif segar, pengetahuan baru.

3. Pemecahan Masalah
Semua karyawan dilatih dalam pemecahan masalah dan bagaimana menggunakan alat yang tepat dalam empat bidang yaitu menghasilkan ide-ide dan mengumpulkan informasi, konsensus, menganalisis dan menampilkan data, dan perencanaan tindakan.

4. Eksperimentasi
Pengujian dapat menjalankan program atau proyek percontohan yang unik: program yang sedang berlangsung termasuk serangkaian percobaan kecil yang dirancang untuk menghasilkan keuntungan tambahan dalam pengetahuan. Bentuk-bentuk penciptaan pengetahuan merupakan tulang punggung dari banyak program total perbaikan terus menerus kualitas dan biasanya ditemukan di lantai belajar lokakarya organisasi-organisasi seperti, Corning dan Chaparral Steel telah sangat berhasil dalam menciptakan teknologi baru dengan teknik ini. Proyek demonstrasi biasanya lebih besar dan lebih kompleks dan biasanya melibatkan holistik, perubahan sistem.